Excel-Datenbanken

Nutzen, Vorteile und Anwendungsbeispiele

Datenbanken sind ein unverzichtbarer Grundpfeiler der IT. Besonders bei kleineren Datenmengen wie sie bei Selbstständigen und KMU anfallen, ist Excel dafür eine effiziente Wahl. Auch für Sammler von zum Beispiel Briefmarken, Münzen und Ü-Eiern hilft eine Excel-Tabelle, den Überblick über die privaten Schätze zu behalten.

Vorteile einer Excel-Datenbank:

  • geringe Kosten
  • schnelle Einarbeitung
  • große Anpassungsfähigkeit
  • zahlreiche Visualisierungs-, Portierungs- und Auswertungsoptionen

Großunternehmen nutzen Datenbanken, um alle Informationen in ihrem „Data Lake“ zu sammeln und daraus die unterschiedlichsten Systeme zu speisen: Warenwirtschaftssystem, Machine Learning, Contentsysteme, CRM … Neben Access und SQL werden dafür verschiedene andere Programme eingesetzt. So kompliziert muss es aber gar nicht sein. Excel ist streng genommen keine Datenbank, hat aber eine verlässliche Datenbankfunktion.

Vorteile einer Excel-Datenbank

Eine Datenbank unterscheidet sich von einem einfachen Excel-Dokument dadurch, dass sie Zugriff auf alle relevanten Informationen bereitstellt. Das kann lokal auf Ihrem Computer oder online für alle Kunden, Partner und Mitarbeiter sein. Passwortgeschützt und auf die entsprechenden Nutzerkreise ausgelegt, bringt eine Datenbank die Informationen zusammen, die für den jeweiligen Bedarf gebraucht werden.

Sie können immer dann von einer Datenbank profitieren, wenn Sie regelmäßig mehr als eine Informationsquelle brauchen, um Ihre Arbeit erledigen zu können. Zum Beispiel bei der Rechnungsabwicklung. Individuell für Sie angelegt wird Ihre Datenbank mit aktuellen Daten aus Konto, Warenbestand und Lieferstatus befüllt und zeigt Ihnen jederzeit in einem Report, was noch zu tun ist.

Warum Sie eine Excel-Datenbank anlegen lassen sollten

Die Möglichkeiten von Datenbanken sind endlos. In der Regel zeigt sich das Optimierungspotenzial erst bei einer Bestandsaufnahme Ihres Geschäftsmodells. Generell bekommen meine Kunden durch eine Datenbank:

  • mehr Überblick
  • weniger Verwaltungsaufwand
  • kompetenteres Auftreten

Beispiele für eine Excel-Datenbank:

  • Sammlungen (Briefmarken, Münzen, CD´s, Ü-Eier usw.)
  • Materialverwaltung
  • Bewerberverwaltung
  • Kundendaten
  • Mitarbeiterdaten
  • Schülerlisten
  • Adresslisten
  • und noch vieles mehr

Gern berate ich Sie, wie Ihnen eine Excel-Datenbank weiterhilft! Lassen Sie Ihre Excel-Datenbank von mir planen, anlegen und pflegen.